Karar Tarihi: 07/04/2022
Karar No: 2022/328

Olayın Detayları:
COVID-19 pandemisi nedeniyle ücretsiz izne çıkarılan bir çalışana gönderilen ihtarnamede, aynı grup şirketinde çalışan diğer 7 kişinin T.C. kimlik numaraları, adresleri ve diğer kişisel bilgileri de yer aldı. Bu ihtarname noter aracılığıyla tüm çalışanlara iletildi ve çalışanların kişisel verilerinin birbirleriyle paylaşılmasına neden oldu.
Şikayette bulunan çalışan, ihtarnamede yer alan T.C. kimlik numarası ve adres bilgilerinin diğer çalışanlarla paylaşılmasını gerekçe göstererek Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na (KVKK) başvurdu.

Veri Sorumlusunun Savunması:
Ücretsiz izin kararını tüm çalışanlara bildirmek amacıyla toplu ihtarname düzenlediklerini,
Usul ekonomisi gerekçesiyle çalışanların bilgilerinin aynı ihtarnameye dahil edildiğini,
İşlemin noter mevzuatına uygun olduğunu ve meşru bir amaca hizmet ettiğini savundular.
Kurulun Değerlendirmesi:
İhtarnamede 7 çalışanın T.C. kimlik numaraları, adresleri ve iletişim bilgilerinin yer alması, kişisel verilerin diğer çalışanlarla ifşa edilmesine neden olmuştur.
Bu durum, KVKK’nın 4. maddesindeki ölçülülük ilkesine ve 12. maddesindeki veri güvenliği yükümlülüklerine aykırıdır.
İhtarnamelerin ayrı ayrı düzenlenmemesi veya karartma yapılmaması, veri sorumlusunun teknik ve idari tedbirleri ihmal ettiğini göstermektedir.

Sonuç:
Çalışanların T.C. kimlik numaralarının ve diğer kişisel bilgilerinin ifşa edilmesi nedeniyle veri sorumlusuna 100.000 TL idari para cezası uygulanmıştır.
Ayrıca Türkiye Noterler Birliği’ne konu hakkında bilgilendirme yapılmasına karar verilmiştir.

Değerlendirmemiz:

İhtarname gibi toplu belgelerde dikkat edilmesi gereken temel noktalar şunlardır:
Ayrı Ayrı Düzenleme: Her çalışanın ihtarnamesi bireysel olarak hazırlanmalı ve gönderilmelidir.
Karartma Yapılması: Toplu bildirim yapılması gerekiyorsa, diğer kişilere ait kişisel veriler karartılarak gizlenmelidir.
Usul Ekonomisine Dikkat: “Usul ekonomisi” gerekçesiyle teknik ve idari tedbirlerin ihmal edilmesi kabul edilemez.

Bu karar, tüm bireylerin kişisel verilerinin işlenmesinde dikkat, özen ve şeffaflık ilkesinin ne kadar önemli olduğunu ortaya koymaktadır. Kişisel veri koruma kültürü, şirketler ve kurumlar için bir tercih değil, zorunluluktur.

Detaylı bilgi ve KVKK danışmanlığı hizmeti için Mia Hukuk & Danışmanlık ofisi iletişime geçebilirsiniz.